Kleiner Zusatzdienst
Wer geschäftlich von einer @web.de- oder @gmail.com-Adresse schreibt, verschenkt Vertrauen – und steht datenschutzrechtlich auf dünnem Eis. Ich richte dir mail@deinbetrieb.de ein: einmalig 99 € netto, laufend zahlst du nur deine Domain.
Kunden, die mir bereits vertrauen:
Warum das kein Detail ist
Ein Angebot von info@deinbetrieb.de wird anders gelesen als dasselbe Angebot von huber1978@web.de. Gleiche Leistung, gleicher Preis – nur die Zeile darüber entscheidet mit, ob jemand die Mail überhaupt ernst nimmt oder sie für einen Nebenerwerb hält.
Sobald Anfragen, Angebote und Rechnungen in einem Postfach liegen, verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten für dich. Artikel 28 DSGVO verlangt dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Für ein Gratis-Postfach bekommst du keinen – bei Google Workspace, Microsoft 365 und den gängigen Hostern gehört er zum Tarif.
In den AGB von GMX und WEB.DE steht (Ziffer 5.3, Stand 19.06.2026): Nach sechs Monaten ohne Login dürfen gespeicherte Nachrichten gelöscht werden, nach einem Jahr darf die Adresse freigegeben und an jemand anderen vergeben werden. Für ein Zweitpostfach ist das egal. Für die Adresse, die auf jeder Rechnung, jedem Fahrzeug und in jedem Branchenverzeichnis steht, ist es eine Abhängigkeit, die du nicht eingehen musst.
Ein Gratis-Konto gehört einer Person. Fällst du aus, kommt niemand legal an die Anfragen darin. Auf deiner eigenen Domain gehört das Postfach dem Betrieb: Du legst buchhaltung@ oder vorname@ an, gibst Zugriff und nimmst ihn wieder weg – und wenn du irgendwann den Anbieter wechselst, muss kein einziger Kunde eine neue Adresse lernen.
Der rechtliche Teil, kurz gehalten
Das Oberlandesgericht München hat am 31. Juli 2024 entschieden, dass die Weiterleitung geschäftlicher E-Mails an ein privat genutztes Postfach eine Verarbeitung personenbezogener Daten ohne Rechtsgrundlage darstellt – und damit gegen die DSGVO verstößt. Im konkreten Fall reichte das aus, um einem Vorstandsmitglied fristlos zu kündigen: Es hatte neun Mails mit Gehaltsübersichten und internen Vorgängen an seine private Adresse geschickt.
OLG München, Urteil vom 31.07.2024 – Az. 7 U 351/23 e
Der Fall ist ausdrücklich nicht deiner. Dort ging es um einen Angestellten und die Daten seines Arbeitgebers, und es ging um das Weiterleiten von Mails – nicht um die Frage, bei welchem Anbieter dein Postfach liegt. Der Gedanke dahinter trifft aber jeden: Ein privates Postfach ist datenschutzrechtlich ein anderer Ort. Wer dort dauerhaft Kundendaten, Angebote und Rechnungen liegen hat, sollte auf Nachfrage sagen können, auf welcher Grundlage das geschieht – und genau die fehlt bei Gratis-Postfächern, weil es dafür keinen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt.
Umgekehrt gehört zur Ehrlichkeit dazu: Ein Urteil, das die geschäftliche Nutzung eines Gratis-Postfachs schlicht verbietet, gibt es nicht – und in den AGB von GMX und WEB.DE steht auch kein solches Verbot. Wer dir das erzählt, verkauft dir etwas. Das Problem liegt eine Ebene tiefer, beim fehlenden Vertrag über die Daten deiner Kunden.
Und damit das klar ist: Ich bin kein Anwalt, und das hier ist keine Rechtsberatung. Wenn du es für deinen Fall genau wissen willst, frag jemanden, der das darf. Was ich übernehme, ist die technische Seite – und die ist an einem Nachmittag erledigt.
Vier Wege, eine Adresse
Laufendnur die Domain
info@deinbetrieb.de zeigt auf dein bestehendes Postfach. Du liest weiter da, wo du immer liest – nach außen steht trotzdem die richtige Adresse auf Website, Visitenkarte und Fahrzeug.
Zu bedenkenAntworten gehen ohne Zusatzeinstellung weiterhin von der alten Adresse raus. Der Versand über die eigene Domain lässt sich meist nachrüsten, ist aber je nach Anbieter fummelig.
Wenn erst einmal der Auftritt nach außen stimmen soll.
Laufendoft im Hosting enthalten, sonst rund 1–3 € pro Postfach und Monat
Ein echtes Postfach auf deiner Domain, abrufbar in Outlook, Apple Mail, Thunderbird und auf dem Handy. Alles liegt beim selben Anbieter wie die Website – eine Rechnung, ein Ansprechpartner.
Zu bedenkenKein gemeinsamer Kalender, keine geteilte Dateiablage. Für einen Ein-Mann-Betrieb selten ein Verlust.
Für die allermeisten Einzelbetriebe die richtige Wahl.
LaufendBusiness Starter 6,80 €, Standard 13,60 €, Plus 21,10 € pro Nutzer und Monat (netto)
Die gewohnte Gmail-Oberfläche, nur auf deiner Domain – dazu Kalender, Drive, Meet und eine geteilte Ablage fürs Team. Im Jahresabo rund 16 Prozent günstiger als bei monatlicher Kündbarkeit.
Zu bedenkenLohnt sich vor allem, wenn ihr die Zusatzdienste wirklich nutzt. Für ein einzelnes Postfach ist es das teuerste der vier Modelle.
Wenn ihr ohnehin mit Google arbeitet oder mehrere Postfächer braucht.
LaufendBusiness Basic 6,07 €, Standard 12,13 €, Premium 19,06 € pro Nutzer und Monat (netto, Jahresabo)
Outlook auf deiner Domain, dazu Teams und OneDrive. Basic bringt die Web-Versionen von Word und Excel mit, ab Standard darfst du das Office-Paket auf dem Rechner installieren.
Zu bedenkenDie Verwaltung ist umfangreicher als nötig, wenn es nur um E-Mail geht. Preise steigen regelmäßig zum Vertragsjahr.
Wenn Word, Excel und Teams im Betrieb ohnehin laufen.
Preise der Anbieter: Stand September 2026, Listenpreise netto pro Nutzer und Monat. Google und Microsoft passen ihre Preise regelmäßig an; du zahlst sie direkt dort und nicht an mich. Im Gespräch rechne ich dir die für dich passende Variante konkret durch.
Was es bei mir kostet
99 € netto, einmalig
Die Domain: 2 bis 8 € im Monat. Der untere Wert gilt, wenn wirklich nur die Adresse läuft; der obere, wenn gleich der Webspace für deine Website mit drin ist. Kommt ein Postfach bei Google oder Microsoft dazu, rechne die Beträge aus dem Abschnitt darüber hinzu.
Warum das so günstig ist: Ich verdiene an dieser Sache ehrlich gesagt kaum etwas. Sie ist für mich der einfachste Weg, dich einmal kennenzulernen – und für dich eine Kleinigkeit, die schnell erledigt ist. Wenn danach nie wieder etwas von mir kommt, ist das völlig in Ordnung: Dann hast du eine ordentliche Adresse und ich einen Kontakt, der weiß, wo er mich findet.
So läuft es ab
Was hast du bisher, was brauchst du wirklich, gibt es schon eine Domain? Danach weißt du, welcher Weg passt und was er dich im Monat kostet.
In der Regel ein bis zwei Werktage. Die Umstellung lege ich auf eine Zeit, in der bei dir nichts Wichtiges hereinkommt – die alte Adresse bleibt währenddessen aktiv, es geht keine Mail verloren.
Gleiches Programm, gleiches Handy, gleicher Ablauf. Nur der Absender heißt jetzt nach deinem Betrieb.
Fragen, die dazu meistens kommen
Nein. Ich brauche nur einmal Zugang zu deiner Domain – oder registriere dir eine neue. Wo die Website liegt und wer sie gemacht hat, ist mir völlig egal. Das ist keine versteckte Bedingung, um dir hinterher eine Website zu verkaufen.
Die bleiben, wo sie sind – und auf Wunsch ziehen sie mit in das neue Postfach um, samt Ordnerstruktur und Kontakten. Die alte Adresse behältst du als Weiterleitung, damit auch in zwei Jahren noch ankommt, was jemand an die alte Karte schickt.
Nein. Die Umstellung läuft mit Übergangszeit: Solange die technische Änderung sich im Netz verteilt, sind alte und neue Adresse parallel erreichbar. Ich lege den Zeitpunkt so, dass er dir nicht in einen wichtigen Tag fällt.
In aller Regel ja. Dann entfällt die Registrierung und es bleibt bei der einmaligen Einrichtung – laufend kommt bei einem Postfach beim Hoster oft gar nichts dazu, weil es im Paket schon enthalten ist.
Ja, und genau das ist der Punkt an der eigenen Domain: Deine Adresse bleibt, egal wer das Postfach betreibt. Ein Wechsel ist danach eine technische Umstellung von einer Stunde, keine Ankündigung an alle Kunden.
Nein, und ich behaupte das auch nicht. Ich habe in den AGB von GMX und WEB.DE (Stand 19.06.2026) nachgesehen: Ein Verbot der gewerblichen Nutzung steht dort nicht – die Beschränkung auf private Nutzung betrifft nur zusätzlich gekauften Online-Speicher. Der Haken ist ein anderer: Für ein kostenloses Postfach gibt es keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, und den verlangt Artikel 28 DSGVO, sobald darin Daten deiner Kunden liegen. Dazu kommt die schlichte Außenwirkung. Beides sind gute Gründe, keiner davon ist ein Verbot.
Nein. Von mir kommt eine Rechnung über die Einrichtung, danach nichts mehr. Domain und – falls du dich dafür entscheidest – Google oder Microsoft zahlst du direkt dort. Ich verdiene an den laufenden Kosten nichts.
Ein Satz genügt: welche Adresse du heute nutzt und ob es schon eine Domain gibt. Ich melde mich mit einer Einschätzung, was in deinem Fall der einfachste Weg ist – und sage dir auch, wenn du gar nichts brauchst.
Adresse einrichten lassen